"Klantcommunicatie scoort met een hoge attentiewaarde. Bovendien waarderen klanten een persoonlijke advies”
Monique, Marketing Manager
"Als marketeer ben je altijd op zoek naar innovatieve ideeën om je klanten te benaderen. Vooral als het om bestaande klanten gaat. Die wil je houden. En het liefst de relatie verstevigen. Monique heeft een onderzoek gelezen waaruit blijkt dat mensen gemiddeld 42,5 seconden besteden aan het lezen van facturen, rekeningafschriften en andere transactiedocumenten. Dat is bijna drie keer zo veel als aan direct mail of reclame. Het onderzoek suggereert verder dat deze documentstroom zeer bruikbaar is als marketingkanaal omdat er altijd ruimte over is voor persoonlijke berichten. Bijvoorbeeld om de klant van advies te voorzien, op nieuwe producten en diensten te attenderen of andere interessante aanbiedingen te doen. Met dit onderzoek in het achterhoofd wil Monique de informatie uit haar CRM-systeem gebruiken en zelf teksten kunnen aanmaken, wijzigen en beheren, zonder tussenkomst van ICT."
Documenten slaan een brug tussen uw organisatie en uw klanten. Of u nu voor een bank, een verzekeraar, de belastingdienst, telecom- of creditcardorganisatie werkt.
Bij heel veel organisaties is het document (papier of elektronisch) de belangrijkste manier om met klanten in contact te komen en te blijven. Hoe de communicatie verloopt, is van grote invloed op hoe de klant uw organisatie beleeft. Noem het klantbeleving of customer experience, documenten zijn er een belangrijk onderdeel van.
Is de rekening die u verstuurt inzichtelijk?
Is meteen duidelijk hoe het bedrag tot stand is gekomen? Begrijpt de ontvanger de voordelen van de aangeboden verzekering? Is de informatie gepersonaliseerd en afgestemd op de situatie van de ontvanger? Of verstuurt u overbodige informatie? Vaak is dit wel het geval. Zo langzamerhand begrijpen ook uw klanten dat het anders kan en dat creëert verwachtingen.
Het lijkt zo makkelijk
De processen voor documentcreatie, zowel digitaal als op papier, zijn behoorlijk complex. Ze bestaan immers uit veel verschillende elementen:
Binnen veel organisaties zijn hiervoor ICT-processen ingericht die ook door de ICT-afdeling worden beheerd. Het gevolg hiervan is dat alleen ICT-medewerkers aanpassingen aan de teksten kunnen uitvoeren. Dit kost tijd en geld waardoor alleen in dringende gevallen aanpassingen uitgevoerd worden. Dit is een ramp als het om klantgerichte documenten gaat. Het belemmert de flexibiliteit en slagvaardigheid van een organisatie.
Document Dialog biedt oplossingen voor documentcreatie en archivering die hierop inspelen en zelfs nog een stukje verder gaan.
Heeft u vragen of opmerkingen of wenst u meer informatie te ontvangen over een oplossing? Gebruik onderstaand formulier en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
